要付出大量心血，必须从点滴及早积累。
三、主动服务，高效利用，充分发挥档案资料的重要作用
搞档案工作的同志有时埋怨领导不重视，这有客观原因，因为学院的首要任务是搞好教学工作。但是如果档案部门的同志把工作做得很到位，领导能不重视吗？所以，我们要求大家要主动服务，做好档案利用工作，充分显示出自己的价值。档案工作首先要围绕学院的中心工作，要有超前意识，主动提供全面及时的服务。而不是等着别人来查阅。这就要求编出一些高质量的实用的专题汇编，如检索目录、组织机构沿革、大事记等，还可以开办一些展览，把服务工作做到利用者前头，同时，也要密切关注学院改革发展的重大问题和重大举措，提供适时的服务。
四、队伍建设，重在素质
目前，我院档案工作人员存在两大不足，第一是专职队伍缺乏专业知识培训，专业知识欠缺；第二是兼职队伍不稳。不稳，就是人员换来换去固定不下来，造成业务生疏，不懂档案工作程序步骤，归档不及时等弊端。这种局面已到了非改不可的程度，为此，要注意从三方面做好工作。一是各部门领导在考虑工作分工时，尽量不要经常变动兼职档案人员，要保持队伍的相对稳定。同时，各部门领导要对本部门档案工作进行领导，安排督促兼职档案员按期收集、整理，按时交回档案。各部门兼职档案员要加强责任心，认真收集和整理本部门该归档的材料，尤其要注意平时日常工作中，及时收集、及时整理。保证在规定时间内，完整地移交档案。二是学院要加强对档案队伍的管理，对档案人员进行爱岗敬业教育，并控制老、中、青档案队伍的比例。创造出一个和谐、紧张有序的工作局面。档案人员本身要耐得住寂寞，吃苦奉献、埋头苦干，这是档案人员做好档案工作的必备条件。三是加强专、兼职档案人员的培训。要有计划地让档案人员参加省、市等部门组织的档案业务培训和岗位技能培训，掌握新知识。学院自己也可培训。尤其要提倡终身学习的理念，鼓励档案人员自觉学习、钻研档案专业知识。目的就是通过多种办法，提高档案工作人员的整体素质，建设一支高素质的档案队伍。
五、严格程序，注重保密
各部门在健全制度的同时要规范管理，严格程序，加强保密，不折不扣地执行上级和学院有关的制度规定。现在实行政务公开，凡是公开了的文件材料都属开放信息，不在保密范围内。但是，有些文件涉及学院安全和政治影响，须在一定范围控制的文件材料，则必须根据保密规定进行利用。比如重大人事调整、财务预决算、基建和设备招标标底、正在调查中的案件、上级标有密级的文件、关乎学院政治经济安全的材料等。严禁任何人未经批准违反规定私自查阅、复印、传播。个人的人事档案未经学院许可，不得外借或复制。在这方面，我们是有深刻教训的。要求所有师生员工甚至社会人士都必须服从上级和学院的有关保密规定，切实按章办事，严格程序，规范管理，强化保密责任制，避免给学院工作造成损失。包括档案工作在内的各项工作都务必要树立保密意识，强化保密管理，特别是事关学院利益的档案、公章、公文、机要等各个工作环节，都要切实落实保密责任制，一级抓一级，层层抓落实，责任到人，各负其责。要严肃责任追究制度，对不认真执行保密规定，工作不负责任，违规办事，造成学院损失的，要追究当事人和单位负责人的责任。
六、改善条件，实现数字化档案管理