选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。市郊酒店：对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。
比较价格：在确定数家会议场所以后需要同会议场所的销售部门直接联系，进行一个非常详细的报价咨询，予以比较后从中选择最优方案并做进会议整体计划中，同时需要同1、2个会议场所保持联系以备急需时调整。
三．现场考察预订
做好年会预算并联系好几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。
会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。
会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。
四．会议设施准备
在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。
常见的会议设施：
1、屏幕
2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）
3、录像机
4、vcd
5、音响
6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）
7、镭射笔
8、幻灯机
9、讲台
10、舞台
11、夹纸板
12、大白板
13、签到台
14、名片簿
15、马克笔
16、铅笔
17、信签
18、会议桌椅
19、插线板
20、彩电
21、横幅
22、指示牌
23、告示牌
24、桌卡
25、主席台
26、盆景
27、鲜花
28、背景板
30、隔板
31、灯光照明
32、同声翻译系统
33、产品租赁
五．执行预期计划
按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到……在年会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。
餐饮安排
根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；
餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。
类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。
围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。
需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，