3、需要办理的公文，办公室主任应根据公文内容提出拟办意见，注请局领导批示；或注请有关处室和单位办理。
4、分送公文严格按照领导批示范围进行。时限性强的要及时分送，以免压误。
5、传阅公文，要严格公文登记手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误传、重传和延误。传阅机要文件要注意保密，需要留用的，要办理借阅手续，不要随意抽取。密级较高的公文，要按规定尽量缩小知密范围。
6、各处室、各单位在承办公文时要遵循以下原则：凡属本处室、本单位职权范围内可以处理的事项，应及时处理；凡涉及其他业务处室和单位的事项，要主动协商办理；凡需请局领导审批的重要事项，主办处室和单位应提出拟办意见，然后送请局领导审批。
九、重要公文材料办理完毕后，要及时整理立卷。各处室要保证文件材料的齐全、完整。局机关综合档案室要对各处室的立卷归档工作进行指导、协调和监督。
十、机关公文的销毁，应严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和党内有关保密的规定，履行严格的登记手续。销毁秘密文件，经局保密委员会批准后，由两人以上监销。
本办法从印发之日起执行。
附：中共山西省委老干部局文件式样一、二、三、四。
式样一
中共山西省委老干部局文件
晋老字〔200*〕*号
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标题[ht2xbs]
主送单位：[ht3f]
正文[ht3f]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
（正文中若有小标题，可用ht3h）
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中共山西省委老干部局（印章）
签发日期[ht3f]
主题词[ht3h]：[ht3xbs]
抄送：[ht5ss]
抄报：[ht5ss]
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中共山西省委老干部局 印发日期：[ht4f]
印数：[ht5ss]
式样二
中共山西省委老干部局
晋老发字〔200*〕*号
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标题[ht2xbs]
主送单位：[ht3f]
正文[ht3f]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
（正文中若有小标题，可用ht3h）
×××××××××××××××××××