全省老干部部门业务指导方面的文件、通知、通报以及其他事宜。
4、遇有紧急事项需报告上级机关或通知下级和同级机关时，使用传真电报形式，发文字号为“晋老电字[200*]*号”。
四、公文中的标题用加粗二号黑体，正文用三号仿宋体，从左至右排版；公文中的计量单位，采用国家法定计量单位；公文用纸幅面规格为16开型，统一左侧装订。
五、机关正式文件的产生程序包括起草、审核、签发、登记、编号、印刷、用印、分发、存档等。
1、文稿的起草，一般按照职责分工或局领导安排，由有关处室组织起草。文稿起草的基本要求是：（1）全面准确地反映客观实际情况，符合党的路线、方针和政策；（2）完整准确地体现发文的意图；（3）观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；（4）人名、地名、数字、引文要准确，具体时间应写明年、月、日；（5）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。文稿起草完成后，按照发文稿纸上的栏目，填写拟稿单位、拟稿人、文稿名称、主送、抄报、抄发、抄送、附件、印刷份数等项目，拟稿单位负责人审签后，送局办公室核稿，再由承办处室送局领导签发。
2、公文送局领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
3、文件的签发，要分别情况对待，一般业务性文件，由分管副局长审签后，送主持工作的副局长签发；重要文件先由分管副局长审签，再由主持工作的副局长和局长签发。以本局机关为主的联合行文，需由拟稿处室在本局领导签发之后，约请所有联署机关负责人会签；以有关部门为主的联合行文，应由我局相关处室审阅后，呈请局领导签发。
4、文件的编号。各处室、局属各单位起草的文件签发后，办公室负责编发文号，并根据需要划分密级。
5、文件的印刷，在编号之后进行。文件编号后，经办公室签印，由各拟稿处室送印、校对、装订。印制文件要做到：文字清晰，字体适当，用纸规范，美观大方。
6、文件的分发。需要邮寄和交换的文件，由拟稿处室装写信封后，交办公室收发人员发出。发至本局领导、各处室、局属各单位和呈报组织部的文件，由拟稿处室填写《分发文件登记卡》，将文件交办公室收发人员发出。
7、文件的存档。凡局正式文件，拟稿单位应将发文底稿、文件正本（两份）以及审核、送审过程中的修改稿，连同有关附件归类整理送局办公室编发文号处保存。正式文件办公室要按照编号统一备份软盘保存。
六、局机关编发的《山西老干部工作》、《山西老干部工作信息》，承办处室负责送印、分发并存档。
七、各处室和局属单位上报的请示报告，均应使用统一格式的请示报告卡片。各处室的请示报告，由各处室负责同志呈局领导审批。局属各单位的请示报告，可由单位负责同志直接呈局领导审批，也可交局办公室转呈局领导审批，但均应送局办公室登记。各处室、各单位的请示报告，须填写清楚填报单位、填报人和填报时间。凡拟以局名义发出的请示报告，应加盖局印章，交局办公室统一分送。
八、外来公文的处理，包括公文的签收、登记、拟办、阅批、分送、承办、催办等环节。
1、收发人员收到外来公文后，须将重要公文的标题（文件摘要）、发文字号、来文单位、件数、收文时间等逐项进行登记。
2、公文经登记后及时送办公室主任填写拟办意见。