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为使局机关公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》和我省的有关规定，按照实事求是、精简、高效的原则，制定如下办法。
一、局机关公文的种类包括：决定、条例、规定、通知、通报、请示、报告、批复、意见、函、会议纪要，如有必要也可使用其他文种。
二、公文格式包括版头、密级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等。
1、版头分为套有“中共山西省委老干部局文件”、“中共山西省委老干部局”、“中共山西省委老干部局办公室文件”字样等形式，用红色套印。
2、发文字号分为晋老字[200*]*号、晋老发字[200*]*号、晋老办字[200*]*号、晋老党字[200*]*号、晋老人字[200*]*号、晋老函字[200*]*号和晋老电字[200*]*号等。
3、公文标题要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。除与有关部门联合发文外，原则上标题不再冠有本局名称。
4、普发性公文的主送机关范围一般为：各市委老干部局，省委各部、委、办、厅、局党组（党委），各人民团体党组。如需发大中型企业、大专院校，则应加上：各大中型企业、各大专院校党委。需要直接发到省直各单位老干部工作部门的文件，主送机关也可表述为：省直各单位离退休人员管理处。公文的具体发送范围根据情况确定。请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他上级机关，应使用抄报形式。
5、正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。
6、附件标题置于正文之后、发文机关名称之前，应当注明附件顺序和名称。附件置于正文之后、印刷版记之前（成文日期之后另页）。
7、发文机关名称应使用“中共山西省委老干部局”全称。
8、成文日期以最后一位领导人签署时间或会议议定时间为准，年、月、日要完整、准确，用阿拉伯数字，标在发文机关名称右下方或标题正下方。
9、正式行文一般都加盖机关印章（本局铅印文件除外）。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文、下要骑年盖月。
10、公文抄送（含抄报、抄发）范围标注在公文末页下部，制发单位上方位置。除主送机关外，对其他需要了解公文内容的上级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属机关用“抄送”，下级机关用“抄发”。
11、印刷版记包括本局全称“中共山西省委老干部局”以及制发日期和印刷份数。制发单位名称和日期置于公文末页下端，印刷份数置于下间隔线右下方。
三、局机关正式公文的适用范围：
1、版头为“中共山西省委老干部局文件”形式的，发文号为“晋老字[200*]*号”，主要用于发布全局一个时期内所作的重要安排部署、指导性意见、决定等。
2、版头为“中共山西省委老干部局”形式的，分为以下两种情况：
（1）用于传达局机关和上级机关对某项工作的指示、决定，通报某方面情况，或要求下级部门按照某项规定去办某项事情，发文号为“晋老发字[200*]*号”。
（2）局机关向省委、省政府等上级机关报告工作情况和请示问题，答复下级机关的请示事项，发文字号为“晋老字[200*]*号”。
3、版头为“中共山西省委老干部局办公室文件”形式的，发文号为“晋老办字[200*]*号”，主要用于局办公室对局系统内部或