他单位构成影响时，由更改单位负责采取协调措施，商定实施、更改的合适时间，并由有关部门对受影响的其他文件作相应的修改。
5.4 文件有较大更改或更改超过5次以上者或视情况确定换版。
6．管理
6.1 文件从起草、审核、浅批到印发、存档，应遵从本文件规定，上级来文的转发须填写发文记录。
6.2 文件管理人员负责将上级来文及时交有关领导及有关人员传阅。
6.3 非受控文件的管理：由业务主管部门负责登记下发。
7．文件的收、转、发
7.1 集团公司发布的受控文件，由体系认证办公室登记后存档或转发。
7.2 公司起草发布的受控文件，由起草或修订/更改部门做好文件标示，连同批准的有关资料一同交文件发放人员；文件发放人员按发放数量复印，填写发文登记表，按文件发放范围和数量下发，并将原文原件连同相关资料存档。
7.3 当受控文件需要进行转移时，应首先将文件送交发问单位，由文件归口管理部门登记后再转发，不可私自转发。
8．文件损坏/丢失
受控文件在有效期内丢失或损坏，应由丢失或损坏文件的部门人员向文件归口管理部门提出更换/补发；对于丢失文件，文件归口管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的受控号；对于损坏文件，在补发该文件的同时应销毁就旧文件，补发文件受控号不变，不再重新登记。
9．文件的作废
作废的文件应及时收回并销毁，时效性受控文件不再收回和销毁，逾期自行作废。对有必要存档或为积累知识而保留的作废文件须有作废标记，以免误用。
10．文件的领取及保存
领取时，须在发文登记表上签名，文件领取人应对所持有的文件妥善保管，不得丢失、损毁。
11．记录保管
非时效性（非）受控文件的发文登记表，在文件作废后仍需保存3年。时效性（非）受控文件发文登记表在文件作废后仍需保存1年。
附加说明：
本文件归口单位：
本文件起草人： 本文件批准人：
本文件发布日期： 本文件实施日期：
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