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1．目的和适用范围
1.1 目的
为确保与体系（包括质量管理体系和环境管理体系，以下同）相关文件的可靠性及有效性，使对体系有效运行起重要作用的各个场所，均能得到相应文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件，以保证体系有效运行。
1.2 适用范围
本管理办法适用于公司各部门使用的、与体系有关的文件，并包括有关的标准和需方提供的图样等外来文件。
2．管理职责
2.1 总经理办公室负责对上级和外部一般性文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司一般性文件。
2.2 体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文件。
2.3 受控文件的文件管理员负责《文件更改通知单》的存档，并依照《文件更改通知单》，对更改过的文件使用的有效性负责。
2.4 采购计划、合同及合同评审等文件，由各部门归口管理。
3．文件的审批
3.1 公司管理性文件由总经理审批。
3.2 公司技术性文件由主管领导审批。
3.3 采购计划、合同及合同评审等文件由公司主管领导负责审批。
3.4 新编制的文件和修订/更改后的文件均应以发文登记表的形式，明确文件的发放范围和数量，并交相应文件审批人审批，此书面材料一并作为有关资料与受控文件一起存档。
3.5 受控文件（时效性文件及有特殊格式的除外）应以适当方式标注文件归口管理部门、文件主要起草人、文件审批人、文件发布日期、文件实施日期等。
4．文件发放
公司下发的文件，由文件管理部门与文件起草部门协商确定发放范围，经主管领导审批后（受控文件标出受控号），由文件归口管理部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。其中，受控文件的发放范围不得随意更改，增发时，须按原发放程序办理。
5．文件的修订/更改
5.1 由于实际情况发生变化或由于其他原因需要对正在执行的文件的内容做修订更改时，原则上要求由文件原起草部门负责修订/更改。受控文件修订/更改前，应填写《文件更改通知单》，提出文件更改理由、更改内容等，经原审批人审批后，由此文件的修订更改部门实施更改，并将《文件更改通知单》（打印件）交文件归口管理部门存档。如文件原审批人调出或其他原因而无法审批时，由公司总经理指定的审批人审批，并提供有关资料。
5.2 文件更改，若需指定其他人员会签或审批时，应提供会签或审批的有关资料。
5.3 文件的更改可能对程序、体系或其