3复印文件与原文件统一组卷、统一编号，
4.4对不装订的图样在每张图纸的右下角用铅笔编号。
注：不装订的案卷，应在卷内每份文件上加盖件号章。
5、卷内目录填写要求
5.1顺序号，一个文件一个号；正文和附件、正文和底稿，都应编一个顺序号。
5.2文件编号，填写发文机关的发文字号即照实抄录、代字、年度、顺序号。
5.3责任者：写制发件的组织者或个人、填写责任者时一般应用全称或通用简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是联合发文责任者之一时则必须抄录立档单位名称。
5.4文件标题栏，按原标题填写；没有标题的需根椐文件内容，重新拟定标题并加[]；正文和附件要分别写出标题；简报的每一期应分栏填写标题内容；会议记录要分次填写，标出时间内容。
5.5归档文件时间栏，填文件产生日期和落款盖章日期；没有落款和盖章日期，填写领导签发日期；转发件填文件转发机关落款日期；年月日要写全称，用阿拉伯数字填写，中间用顿号分开。
5.6页号栏，每一份文件填写起号，最后一份文件填写起止号。卷内目录排在首页之前，不编号。
5.7备考表，要填写卷内张数；卷内文件缺损、修改、补充、技术性差错、移出、销毁等要说明的事项。
5.8卷内目录，要用钢笔正楷书写。
6、案卷的装订
6.1案卷可采用装订和不装订的两种形式。文件要装订，图纸可以不装订。
6.2案卷各部分的排列顺序：案卷封面——卷内目录——文件材料的文件（图纸）——备考表——案卷封底。
6.3装订前的加工去掉案卷内文字材料的金属物。对大于要求文件，要折叠整洁，窄了的要加边，破损文件应按裱糊技术要求托裱，字迹褪变或扩散的应将其复制件附于原文后。
6.4统一文件材料的幅面（文字料的规格为260185和297210两种，图样规格为297210)，大于规格的应折叠（图标应露在右下角），小于规格的应加工成统一幅面。由文字性材料组成的案卷均应采取三孔一线方法装订。孔距总长度160，中孔到边孔长度80，卷脊装订线的垂直距离15。案卷要用绳子装订好。装订一律在左侧，三孔装订，结头放在案卷后面。不装订的文件按序编页号，在每份文件材料的右上角加盖件号章填写卷内目录，卷尾放备考表，装入袋、盒中或直接装入盒中。
以上内容要求各部门按照规定单独组卷，写好卷内目录、全引目录、备考表，然后由档案室统一整理归档。案卷一律装入省档案局统一标准监制的档案
盒中。根据案卷厚度，可一盒一卷，一盒数卷。达不到以上要求档案室有权拒绝接收。
基本建设档案组卷细则
按工程项目或建筑项目设置类目。同一工程目内，包含工程的勘测、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。基本建设文件材料的整理：从工程立项至工程设计、施工、竣工验收和工程创优全过程。具体内容如下：
1、有关工程建设的前期
要求将该工程的立项建议、可行性研究报告、项目评估调查、项目的批准文书、计划任务书、设计任务书以及其它有关协议、合同和委托书等，工程项目的环境调查，工程地质、水文地质、勘察记录、试验报告及其有关说明，地形、地貌，控制点测量定位和观测定位，水文、气象、地震等基本文件材料，工程占地、征地、拆迁工作的各种原始数据材料等等。
2、有关工程设计施工阶段
要求将该工程总体规划、初步设计、技术设计、施工设计以及要害技术试验、设计评价、审批材料、施工批准文件、工程施工招标、投标承包合同、协议文件、施工执照、开工报告、工