5.1.6各部门在收到电子公文后，有必要复制成一份（经发文机关批准可复制成多份）纸质公文，应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章（电子公文复制专用章图样附后）注明复制单位、日期、份数，然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。
5.1.7 电子公文处理和存储，必须采用专用的计算机和存储设备，由收到电子公文的人员负责管理，确保有关设备的安全。
5.1.8 电子公文介质[硬（软）磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理：
5.1.8.1 电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。
5.1.8.2 电子公文介质的维护和维修，由公司电算室负责。
5.1.8.3 电子公文介质的销毁，等同纸质公文的销毁，须进行登记并由两人监销，确保不漏销、不丢失。
5.1.9用户认证管理。
5.1.9.1用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码，日常要求每隔1个月修改用户密码。
5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。
5.1.10用户管理。
5.1.10.1用户重新审核：将现有的oa用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。
5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增(变更)用户表（附后），本部门领导签字后，到人力资源开发室盖章确认，由电算室创建用户。
5.1.10.3用户权限变更：当对用户权限有特殊需要时，请填写用户权限变更表（附后）。
5.1.10.4用户变更：人员流动时，由人力资源开发室填写用户新增（变更）表（附后）提供给电算室，由电算室对这些用户变更所属部门。
5.1.10.5用户注销：人员调离，退休、退养、离职时，由人力资源开发室填写用户注销表（附后）提供给电算室，由电算室注销用户。
5.1.11用户组管理。
5.1.11.1用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出后，由各主管部门重新审核。
5.1.11.2新用户组申请程序：由使用部门填写用户新增（变更）表（附后），与电算室协商创建。
5.1.11.3用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维护。
5.1.11.4用户组信息的发布：为方便查询各用户组包含的成员，电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。
5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。
5.1.13系统操作要求。
5.1.13.1要求每天早8：00打开oa办公系统，下班时触发按钮，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。
5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。
5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间小于100m。
5.1.14.2通知公告、留言板：文档保留一个月时间，超期后由电算室对文档进行删除。
5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档进行维护。
5.1.14.4政策法规、经济责任制：由企管