总工办负责全司机械设备台帐的管理，包括建帐、录入微机、与财务帐核对、修改、统计和输出报表。
b）各基层单位机管员负责本单位的机械设备台帐（含本单位自购的设备及按固定资产管理的计量器具）的管理；负责建立各工程使用的机械设备的台帐。
c）各基层单位自行购置的机械设备、计量器具，除同样必须严格执行设备分级管理制度外，对其中属固定资产的设备，还必须如实报总工办登帐；该类设备在使用、维修、转让或报废时，也必须按本制度的规定执行。
d) 各基层单位每年必须对本单位的设备台帐和实物核实一次, 总工办对各基层单位的库房及施工现场每年不定期进行两次抽查，并将抽查结果（帐、卡、物是否符合，各单位对机械的维修、保养和管理情况等）及处理意见上报公司。在检查中，对检查出的不合格项目，发给整改通知书，限期整改，在要求的期限内仍未整改或一直整改不合要求的，不予购置任何设备。
4.2 机械设备的技术和维修档案
a) 总工办负责对所管设备（由3.2.1条明确的，但d项中仅指进口液压机）逐台建立技术维修档案，档案内容包括：
原始文件包括采购依据、购货合同、验收记录、使用说明、图纸、另配件图册、检验证书、出厂合格证等（存公司档案室）。机械设备附属装置，随机工具，备品登记及变更记录。机械设备运转记录（仅对汽车吊和张牵设备），保养维护及大修理记录，改装的批准文件、图纸资料和记录。机械技术等级事故记录。
b）使用单位对所管3.2.2设备中的机械设备建立使用和维修的记录档案，档案内容可参照4.2条中的a）项进行，所需表格可选用本制度附表中的式样。
4.3 机械设备的使用和维护
a) 总工办对施工生产过程中的关键设备张牵机和汽车吊实行运行日记录制度，由操作者分别填写《张牵机运转记录表》和《汽车吊运转记录表》；对3.2.1中的设备，按年度《主要施工机械设备维护检修计划》实施维护和保养，由设备使用单位执行并填写上报《主要施工机械维护检修记录表》；对3.2.1条中的施工机械设备，实行跟踪管理，必要时强制维护保养。各基层单位还必须根据本处的实际情况，制定出《本处主要施工机械维护保养计划》，按计划进行维护保养工作，并将《维护保养计划》报总工办，维护保养记录表由各单位自己保存, 总工办负责检查督促，以确保这些机械设备的完好和有效运行。
b) 对于特殊过程中使用的设备电焊机、液压机实行定期检验制度，各使用单位应根据公司《电焊机检验标准》及《液压机检验标准》中的规定，按时送物资处检验以取得合格证，凡未经鉴定或鉴定不合格的设备不得在工程中使用。
c) 对张牵机设备实行租赁管理，详见《张牵机租赁管理实施细则》、《张牵机技术规程》，张牵机的操作使用必须遵守《张牵机使用操作管理规定》；所有租用手续全部由物资处办理。
d) 凡属公司购置的机械设备、计量器具，在保质期内出现故障，由总工办负责与厂家或商家联系按合同条款处理；过了保质期的设备故障，在有维修能力的情况下由使用单位自行维修，总工办可提供配件和有关技术资料；在没有维修能力的情况下，可由总工办代为联系维修单位，其费用由使用单位承担。
e) 每年末，基层机管员应根据本单位的施工机械设备情况及来年的工程情况，提出本单位下一年度的主要施工机械维护检修计划及电焊机、液压机的鉴定计划，填报《主要施工机械维护检修申报表》（表四）（指3.2.