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办公室规范化管理目标实施细则

  一、 行政管理
  (一) 认真执行粮库《行政管理制度》,全面落实各项具体管理办法,保证政令畅通,务实高效。
  (二) 文秘管理必须履行审签程序,收发文登记准确,传阅及时,信息反馈迅速,归档完整。
  (三) 凡上报或下发的文件,必须由主任签发,由拟稿人校对,办公室主任审核后方可报送。
  (四) 办公用品、低值易耗品购置,各科报送计划,科长签字,分管主任签字,主任签批后,办公室统一购置、分配,办公用品、低值易耗品、招待用品购置,办公室实行统一采购,保证优质低价。
  (五) 低值易耗品的更换维修,经管理人员鉴定,报分管主任批准,统一调整或维修,各科不准擅自动用或串换。
  (六) 报刊订阅和通讯设施配置、费用核销,通迅费用计划、结算、奖惩按库里规定执行。办理不及时或出现问题,由办公室管理人员负责。
  二、 后勤管理
  (一) 以服务为中心,做好企业经营管理的后勤保障工作,做到及时有力,实现规范化。
  (二) 树立良好企业形象,各部位标牌制作由办公室统一负责,摆放位置按《行政管理制度执行》,上班时间必须着装和佩戴胸卡,仪表规范,不符标准发现一例按事假一天处理。
  (三) 车辆管理以保证企业中心工作为主,除主任、各副主任业务用车和财务科去银行或特殊情况外,一般情况一律不予派车。
  (四) 食堂管理必须严格执行《食品卫生法》,饭菜质量高,价格合理,做到优质服务,保持食堂卫生达标。严禁不新鲜食品、有菌有毒食品进厨,餐具按标准消毒,办公室管理人员要定期抽查。食堂接待严格履行《来客招待申请核销单》的审批手续,无特殊情况不准无《申请核销单》接待,不准超标准接待,超支部分食堂自付。各分管主任签批《申请核销单》要签写每人金额标准,坐陪人员一般不超过二人。
  (五) 各部门科室卫生和库区环境卫生必须保持经常性,每日上班前把自觉搞卫生作为首项工作,办公室管理人员要做到每日必查,消灭死角,发现问题及时整改,实现库容库貌管理规范化。办公室每月抽查2-3次,记好抽查记录和受罚单位签字。
  (六) 各办公室内用品摆和位置合理,室内不准有灰尘、垃圾等,做到窗明几净、物见本色,办公桌上除岗位牌、电话机、台历和水杯外,不准摆放其它用品,抽屉、卷柜内用品摆放整齐,卫生工具、用具不准放在办公室内,创造良好的办公环境。
  (七) 各岗位人员工作时间内不准和室内其他人员聊天、说笑,禁止室内大声喧哗、看杂志,或到其它科室乱窜。
  三、 接待工作
  (一) 对外来客人凡属业务来往由各职能部门负责,凡属会议、参观、考察等由办公室统一接待。
  (二) 凡库里接待一律由分管办公室副主任负总责,办公室具体实施,做到即节俭又服务热情周到。与会人员和座陪人员由办公室统一通知。
  (三) 接待工作必须规范,树立企业形象,接待人员要分工明确,各司其职,互相沟通,及时协调,不准出现漏洞。
  (四) 接待人员时刻注意个人形象,做到仪表大方、谈吐文雅、礼貌待人,不准擅离职守,确保各项接待工作圆满完成。
  本细则与《行政管理制度》、办公室工作职能和各岗位职责及各单项工作管理办法互为补充、互为完善。

 


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