大型会议，与会人员在几个地点食宿时，安排好车辆并编号队，按时接送与会人员开会、就餐和休息。与印刷等单位联系，提前印制好有关会议的代表证、出席证、列席证、旁听证、来宾证、工作证、记者证、车辆通行证、请柬等各类证件；
2、会场布置。
（1）会议室。根据会议人数和议程合理确定会场。
（1）主席台。由值班室高度确定主席台就座的领导人数，根据需要摆放有关物品，摆放领导桌牌。当主席台下有县级领导就座时，可设县级领导席。
（2）会标。会标包括：台标、横标、竖标、围标、门口站标、过路标等，按要求提前做好，及时悬挂，确保字体规范无误。
（3）会场音响。大型会议音响及时安排专业人员安装调试，中小型会议音响由各会场所在单位负责，安装调试音响时必须做到检查以下几点：声音是否达到最佳效果；麦克风是否够数，是否主持人、讲话人、发言人的座席相对应；特殊会议的工作人员播音台是否到位。
（4）会场氛围。根据会议需要，悬挂有关会徽，摆放花卉等，确保会场内外装点气氛与本次会议相符。根据会场实际气温夏季提前调试好空调档位或电扇转速，冬季提前4小时供暖，确保会场有一个适宜的温度。
（5）会场周围环境及秩序。提前组织人员搞好会场内外的清洁卫生，摆放好必备物品，与秘书科衔接，根据会议需要，在会场入口处摆放好签到桌，摆好桌牌。协调公安局、交警队做好保卫工作，维持好交通秩序，管理好大门外的行人、摊点、车辆等。
（6）会场其他工作。检查电视台、电台工作人员和供电局人员是否按时到位。
3、会场服务
会议期间，至少安排1人在会场门口守候或坐在会场后方比较醒目的位置，搞好内外联系，传递
4、会议食宿。大型会议如需休息和就餐，需认真核实会议休息和就餐人数，通知接待场所提前作好准备。
5、会议活动。提前向有关领导汇报，明确本次会议期间准备进行的主要活动以及活动的时间、内容、人员、地点等，及早做好各项准备工作。会议期间如需检查、参观，配合值班室、文秘科、交警队提前调集好车辆并编号编队，准备好必备物资，确保与会人员准时顺利出发，必要时安排一部车打前站或尾随服务。
6、会后工作。会议结束后，及时组织人员清理会场，归还所借物品，做到物归原主，物物相符。对与会人员食宿及讨论地点认真进行检查，清理与会人员遗忘物品，及时招领。
7、会议费用。会议费用要坚持勤俭节约、分口负责的原则，除区委办公室牵头组织召开的全区性综合性会议外，以区委名义召开的专题性会议，费用原则上由主管部门负责，会议后办公室要在一周内协调部门与会议服务单位结算。
（十二）接待工作规范
1、接待上级领导和区外来宾，要做到举止端庄，热情大方，以礼相待，举止有度，给客人留下良好印象。要尊重来客的民族、宗教、风俗等习惯。
2、提前做好接待准备工作。接到接待通知后，及时与有关领导联系，明确接待任务，掌握来宾的基本情况，包括：来宾的姓名、身份、职务、性别、民族；启程、抵达、返程时间和乘车方式；来台的目的、要求以及活动内容；来台的路线；是否需要迎接以及迎接的时间、地点、路线等，及时向领导汇报，以便做好接等准备工作。
3、认真拟定接待计划。一般来宾可根据领导同志的批示意见和有关规定，做出接待的具体安排。重要的接待任务及上级有关部门在我区召开的会议，要根据领导的意见和来宾的要
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