，主要利用者是编办机关，它是促进我们收集与保存档案的一种动力。随着时间的推移，其作用则逐渐向社会各方面扩展，国家各部门、各项工作和人民群众都需要利用档案，不仅今天要用，而且将来也要用，档案保存的时间越久远就越珍贵。
软件建设之二、三、四。由于档案作用的发挥具有一定的潜在性，何时何地发挥作用，是难以预期确定的。档案潜在作用的能否发挥，发挥的大小，取决于社会的客观需求性和档案治理的条件性。主要是：（一）受社会制度和社会发展水平的限制。社会制度与社会发展水平在一定程度上代表着社会文明程度。在科学技术和社会生产力高度发展的情况下，档案不仅是物质生产的动力，而且是人们精神生活的直接需求。因而，社会制度与社会发展水平越高，档案的作用就实现的越充分。在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之二，就是通过多种渠道，开辟档案发挥作用的途径，不能局限在过去习惯的范围甚至僵化的概念之中。（二）受社会档案意识强弱的影响。档案意识代表着人们对档案、档案工作的熟悉水平。档案的作用是客观存在的，但它的作用能否发挥，又受人们对档案、档案工作熟悉水平的限制和影响，多年来的实践证实，档案的作用是随着人们对档案的重视和档案治理水平的提高而逐步扩大的。凡是人们对档案有熟悉的地方或单位，档案的作用发挥就好。反之，不重视档案，任意丢失与销毁档案，其作用发挥就不尽人意。所以改变过去的服务方式，变坐等利用者上门、被动提供利用为以多种方式积极主动地提供利用，是编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之三。（三）受档案治理水平的制约。档案治理方法的科学与否，档案治理手段的先进与落后，档案治理物质条件的优劣，都制约着档案作用的发挥。档案工作开展得好，收集得齐全，整理的科学，又有各种检索工具，利用时一索即得，档案的作用就能较好地发挥。反之，档案的作用根本无从发挥。目前，我办的档案治理水平还不够高，技术手段也比较落后，基本上还是手工治理，这在很大程度上影响档案作用的发挥。所以在改善档案治理的物质条件下，强化科学治理，提高治理水平，加速实现治理手段现代化，使档案作用能更快更好发挥出来，则是在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之四。
档案工作是机关工作的组成部分。是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作；它既是一项专门业务，又是一项机要工作。就其性质来说，可以概括为治理性、服务性、政治性。
软件建设之五。所谓治理，就是人们根据事物的客观规律、劳动对象和工作特点，运用计划、组织、协调、控制等基本活动，有效地利用人力和物力，并促进其相互配合，达到最佳的结合，发挥最高的效率，以顺利达到人们预期的任务和目标。档案工作就是档案治理工作。这种治理工作，有特定的工作对象和整套治理档案的原则和方法，不同于一般的人、财、物治理工作。它是通过对档案的科学治理，发挥档案的作用，来为党和国家各项工作服务的专业工作；它要采取一套科学的原则和技术方法，组织档案的集中，进行系统化和鉴别挑选，采取科学的保护措施，遵循档案和档案工作的客观规律进行科学治理，做到治理方法科学化，治理机构高效化，治理工作计划化，治理手段现代化，充分发挥档案的作用，满足社会利用档案的需要。所以在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之五，就是档案工作人员必须把握档案学知识，非凡是档案治理的理论、原则和方法，积极地学习档案治理现代化的知识与技能，以适应档案工作的发展。
软件建设之六。档案工作是一项服务性的工作。档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基础，在社会发展的各个阶段，档案工