记档案治理的现状调查
《婚姻登记档案治理办法》颁布后,笔者通过对三县两区的调查,发现婚姻登记档案治理普遍存在三个方面的问题:保管分散、损毁遗失严重、利用不规范。
多机关分散保管:婚姻登记档案的形成机关是各级婚姻登记机关。2003年10月起施
行的《婚姻登记条例》规定:“内地居民办理婚姻登记的机关是县级人民政府民政部门或者乡(镇)人民政府;省、自治区、直辖市人民政府可以按照便民原则确定农村居民办理婚姻登记的具体机关”。四川省的实施办法规定市辖区(县级)的街道办事处不独立设立婚姻登记机关,由区民政局设立婚姻登记处统一办理婚姻登记。因此,在笔者调查的内江市就有两种情况:市辖两区〈市中区、东兴区〉由区民政局设立婚姻登记处,统一办理婚姻登记;市辖三县则是由县民政局设立婚姻登记处办理辖区内全部离婚登记、撤销婚姻登记和部分结婚登记、补发婚姻登记,各乡(镇)、街道办事处设立登记处办理本辖区内的结婚登记、补发婚姻登记。而内江市在1992年曾进行以“撤区并乡建扩镇”为内容的行政区划调整,一部分乡(镇)、街道办事处的婚姻登记档案同文书档案一起向县(区)档案馆进行了移交,一部分乡(镇)、街道办事处的婚姻登记档案仍由合并后的乡镇社事办治理;县(区)民政局的婚姻登记处所形成的婚姻登记档案也是一部分移交给了同级档案馆,一部分保存在本机关,而移交的年限又无统一规定,存在随意性,从而形成婚姻登记档案由乡(镇)、街道办事处、民政局婚姻登记处、档案馆多处分散保管的现状。仅以市中区为例,市中区档案馆保存有该区部分乡(镇)、街道办事处形成的婚姻登记档案2341卷,时间跨度从1952年至2003年。该区民政局婚姻登记处保存有2003年10月以后形成的全部婚姻登记档案,区辖部分乡(镇)、办事处同时保存有部分2003年10月以前形成的婚姻登记档案。其它县区也同样是档案馆、民政局婚姻登记处、乡(镇)街道社事办分别保管有不同年代的婚姻登记档案。
档案遗失损毁严重:据调查,婚姻登记档案普遍遗失、损毁严重。仅以东兴区为例,该区档案馆馆藏1950-1976年的75个人民公社的档案中,有婚姻登记档案的有62个人民公社,有13个人民公社婚姻登记档案全部遗失,占人民公社总数的近20。档案虫蛀、鼠咬、水浸现象十分普遍。究其原因,主要是婚姻登记档案治理不规范,归档不及时甚至不归档,整理不规范甚至不整理,无专人、固定地点保管造成的,同时也存在人为损毁遗失现象,如本文开篇所载的柳桥乡婚姻登记档案遗失案,就十分典型。
档案利用不规范:据调查,婚姻登记档案保管部门在提供利用过程中,多数未建立档案利用制度,不严格按程序办理,对利用者身份审查不严,保密措施不健全,利用情况未作登记,利用效果未作统计分析,造成在利用过程中对登记内容失泄密,甚至档案原件遗失,既损害了婚姻登记当事人的权益,又造成了严重的社会影响。
三、加强婚姻登记档案治理的几项措施
(一)广泛宣传切实贯彻《婚姻登记档案治理办法》,严格依法办事。
《婚姻登记档案治理办法》是我国第一部关于婚姻登记档案治理的法规性文件,标志着我国婚姻登记档案工作开始步入规范化、法制化轨道。各级档案行政治理部门应当抓住这一契机,广泛宣传并切实贯彻执行,推动婚姻登记档案的规范治理。充分利用各种途径广泛宣传《婚姻登记档案治理办法》,让广大市民了解《办法》,让婚姻登记档案治理人员把握《办法》,强化他们的科学治理意识和依法利用意识;及时组织婚姻登记档案治理人员认真学习《办法》,逐条领会要求,把握技术规范,重