方面：一是向宾馆下达《接待委托书》、《宴会、会议委托书》、《餐料单》等通知；二是向车队下达用车通知；三是通知地方接待部门和有关单位，有关单位主要是机场或火车站、省新闻单位、省委保健办和卫生防疫部门；四是通知迎送、陪同领导。
二、几点体会
如果说前一阶段我在办公室负责接待工作三个多月的时间，对接待工作初步形成了一种感性认识，那么，这次到省委办公厅接待办跟班学习，就使得这种感性认识上升到了一种理性认识，它将指导我在以后的接待工作中更加规范化和程序化。
（一）必须正确认识接待工作。通过这次学习，使我感到接待工作并不是单纯的迎来送往，更不能等同于一般的吃吃喝喝，而是我们各级党委、政府工作的重要媒介、桥梁和保障。我们各级接待部门是党委、政府工作的重要门面和窗口，接待人员是惠州的形象大使。接待工作的好坏直接反映我们的精神面貌和工作水平，直接关系到争取社会各方面对惠州的理解、关心和支持，直接影响到市委、市政府政务活动能否圆满地达到目的。
（二）“热情、周到、舒适、安全”是做好接待工作的要求。接待工作的重要性和敏感性，决定了接待工作无小事。随着经济社会的不断发展，地区之间、部门之间、行业之间交往日益密切，对接待工作的要求也越来越高。为此，作为接待部门和接待人员必须严格按照“热情、周到、舒适、安全”的要求，精心安排，规范操作，灵活应对，圆满完成每一次接待任务。
（三）沟通协调是做好接待工作的重点。接到接待任务后，接待工作的大头就是沟通协调。办文前后，要与对方沟通，了解来宾的详细信息，协调好日程安排；要根据领导活动安排，周密细致地协调请示领导参加会见、迎送、陪同、陪餐等活动。办文结束后，要根据领导批示，及时协调上下、沟通左右，通知参加接待的有关单位和部门做好相应的接待准备工作。在接待活动过程中，要做好随行服务工作，周密细致地协调接待活动全过程。尤其是当情况有所变化时，接待人员的协调工作要做到快速反应、灵活应对。要达到这种要求，也就要求接待人员时刻做好应对“变化是正常的，不变化是不正常”的准备。
（四）团结协作是做好接待工作的保障。接待工作往往所涉及的部门及人员众多，单凭一个人或一个部门难以完成，没有每一个接待人员和接待部门彼此间的密切配合，也无法完成好接待任务。为此，在执行接待任务时，既要明确分工，责任到人，也要团结协作，整体联动。做到这一点，也就要求我们每一名接待人员必须具有高度的工作责任心和事业心，精诚团结，通力协作，确保每一次接待任务的圆满完成。
三、几点值得借鉴的做法和建议
一是进一步规范市委领导参加公务接待工作的安排。省委办公厅2003年就印发了《关于进一步规范有关接待工作的意见》的通知，通知对接待工作中的迎送、陪同、陪餐安排作了明确规定。为此，建议结合我市实际，制定相应接待工作的有关规范，进一步明确接待工作中的迎送、陪同、陪餐安排，明确新闻报道、卫生防疫、保健、警卫的工作要求。
二是进一步规范对有关部门和单位的通知。省委办公厅接待办接待任务的通知，基本上都是以《接待委托书》、《宴会、会议委托书》和《接待通知》等书面形式，将接待工作按任务区分，并下达相应部门和单位，很少出现口头通知和将整个领导批示件复印或传真给有关部门和单位的现象。这样做，既避免了因口头通知而带来的错、漏、误现象，又避免了将整页领导批示及整个活动安排“广而告之”的现象。为此，建议办公室在通知有关部门和单位落实接待任务时，根据领导批示、接待分工和相关部门及单位职能，拟制《接待通知》（主要包括客人来惠目的、活动时间地点、接