文，一般只用一个与文件关系最直接的单位的发文序号，有时也并列几个单位的发文序号。机关的代字是固定不变的，比如，“中发”是中共中心文件，“国发”是国务院文件，“京发”是中共北京市委文件，“京政发”是北京市人民政府文件等。在确定代字时，要避免和其它单位重名，一旦确定了，就不能任意变动。下面一条横线，把文头和行文部分隔开，一般是用红线或黑线，和文件名称同一颜色，中间印一个五角星。
　　行文部分。左上角是密级也可写在右上角，用方括号。如〔秘密〕、〔机密〕、〔绝密〕。只有保密文件才写密级。密级下面正中是文件的标题，字体要大于正文，小于文件名称。标题一般由发文机关名称、主要内容和文种组成。也有的标题无发文机关名称，如，关于表彰×××等同志先进事迹的通报，有的无事由，如中华人民共和国主席令；有的只有文种如《通知》、《布告》等。标题必须准确、简练、明晰、避免冗长拖迤，产生歧义。标题下面是台头，即主送机关名称或领导人名称。写在正文上面左侧，顶头，和正文第二行第一个字排齐。一般情况下，上级向下行文，主送机关较多。而下级向上级行文，经常是一个主送机关或一个和几个领导人的名字。《请示》则只能写一个主送机关，台头下边是正文。这是文件的主体部分。除少数文件外，一般没有固定格式。有的文件开头结尾有一些习惯用语，比如，开头写“根据……文件的规定”、“根据某领导的指示”；结尾写“以上各项希参照执行”，“以上希遵照办理”，“特此通报”等等。正文后面靠左边的位置是附件的名称和件数。附件是对正文的补充或佐证，必须和正文有密切关系。但能不附的尽量不附，必须附又能节省的尽量节省。最后是印章和成文时间。印章是行政效力的重要标志，要“齐年盖月”，即印章要盖在年、月、日中间。不是所有文件都必须用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有领导人签署的文件也可不用机关的印。《请示》等上行文以及《通知》、《介绍信》等则必须用印。成文时间的确定，应以定稿时主要领导人签发日期为准。但会议通过的文件，则以通过时间为准，一般不写在文件最后，而写在标题下面。有些规范性文件，正文末尾要写明施行日期如本条例自×年×月×日起施行。
　　文尾部分。包括发送范围，即此件发至××级，抄送机关名称，印制单位名称，印发时间，总印数。
　　另外，凡属紧急文件，应根据紧急程度，在文头或行文界线上或下方左右都可标明“急”、“特急”字样。
　　《国家行政机关公文处理办法》在公文格式一章还专门列了一条，即：“公文纸一般用十六开型长毫米、宽毫米左侧装订。‘布告’、‘公告’、‘通告’用纸大小，根据实际需要确定。”有的单位还规定，文件的定稿，要用毛笔、钢笔书

写，不得用铅笔。这主要是为长期保存而定的。
　　以上讲的书面制作格式，是机关应用文都要使用的。此外，具体到每一种文体，又按其性质和任务，分为三种情况：有相对稳定的撰写格式的文体；无格式的文体；虽然没有固定的撰写格式，但某些部分有习惯性写法的文体。
　　有相对稳定的撰写格式的文体，主要有四种：
　　《法规》，标题应标出制定或发布法规的单位及法规的名称，有的标题只标法规名称，而把制定单位、批准部门和发布时间放在标题下面的括号内。正文的撰写顺序是：首先说明制定法规条例的依据、目的或背景，一般采取“总则”或“序言”的方式表达，也有作为第一条的；然后是法规的基本内容，可分章分条写出；最后说明生效日期、解释权限以及与其它法规条例的关系。这一部分有的以“附则”形式出现，有的作为最后一条。
　　《请示》，一般由六部分组成：标题，写法是“关于

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