，或发给左邻右舍、平行机关，经常不是由文件的“类型”决定的，而是根据工作的需要。
　　墨子曾说：“夫辞，以类行者也，立辞而不明于其类，则必困。”《墨子闲话·大取第四十四》这就明确指出了文章分类的必要性和重要性。对于机关应用文同样适用。
　　第四节机关应用文的格式
　　文章的格式，是指文章相对稳定的制作规格或式样，它属于表现形式的范畴。不同的内容，不同的使用范畴和使用目的，有不同的格式。国家机关工作的统一意志，严厉周密，讲究效率的特点，决定了机关应用文必须有一个方便工作、统一严谨的格式。古今中外，历代政权，都十分重视机关应用文的格式。我国历史上不少朝代对文书名称、开头结尾、陈述顺序以及用语、书写等，有着不同程度的规定。有的要求十分严格，假如违反，轻则受责、重则治罪。由于阶级的局限和等级尊卑制度的桎梏，致使有些朝代过分注重格式，发展成了僵硬的形式主义和文牍主义。
　　机关应用文的格式，包括书面制作格式和文种撰写格式。书面制作格式，《国家行政机关公文处理办法》第三章作了明确规定，即无论哪类文种，在文件制作时，一般都由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。同时规定了十条原则：一、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类。二、发文字号，包括机关代字、年号、顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。三、公文一律加盖印章。上报国务院的公文，应注明签发人。四，秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。五、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。六、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式

。七、公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。八、发文机关应写机关全称或规范化简称，几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。九、会议通过的文件，应在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。十、文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排板。
　　为了论述方便，下面让我们先看一份比较典型的文件书面制作式样：
　　编号○○○××
　　××市人民政府文件
　　××发〔〕××号
　　———————————————————————————————————
　　〔秘密〕
　　关于×××××的通知
　　各区、县人民政府…………
　　现将××××××××××
　　××××…………
　　附《××××》一份盖章
　　此件发至××级
　　———————————————————————————————————
　　抄送×××××
　　———————————————————————————————————
　　××市人民政府办公厅一九八四年×月×日印发
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　　共印××××份
　　这份文件大体可分解为三部分：
　　文头部分。左上方是文件编号，写明该文件总印数的次序，以便于统计、收发登记、借阅查找；接下行是文件名称，由发文单位的名称和“文件”二字组成，用红色大号字体印在文件上部的正中间，使人一眼就可看出文件的性质和重要程度。有时也用黑色。假如几个单位联合发文，应把各单位名称都排列上；文件名称下面是用小字号排印的发文机关代字、发文年号和该年度的发文序号。它不仅便于统计、收发、查找，而且往往代替较长的标题，便于引用。假如几个单位联合行

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