,或发给左邻右舍、平行机关,经常不是由文件的“类型”决定的,而是根据工作的需要。
墨子曾说:“夫辞,以类行者也,立辞而不明于其类,则必困。”《墨子闲话·大取第四十四》这就明确指出了文章分类的必要性和重要性。对于机关应用文同样适用。
第四节机关应用文的格式
文章的格式,是指文章相对稳定的制作规格或式样,它属于表现形式的范畴。不同的内容,不同的使用范畴和使用目的,有不同的格式。国家机关工作的统一意志,严厉周密,讲究效率的特点,决定了机关应用文必须有一个方便工作、统一严谨的格式。古今中外,历代政权,都十分重视机关应用文的格式。我国历史上不少朝代对文书名称、开头结尾、陈述顺序以及用语、书写等,有着不同程度的规定。有的要求十分严格,假如违反,轻则受责、重则治罪。由于阶级的局限和等级尊卑制度的桎梏,致使有些朝代过分注重格式,发展成了僵硬的形式主义和文牍主义。
机关应用文的格式,包括书面制作格式和文种撰写格式。书面制作格式,《国家行政机关公文处理办法》第三章作了明确规定,即无论哪类文种,在文件制作时,一般都由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。同时规定了十条原则:一、公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应标明发文机关和公文种类。二、发文字号,包括机关代字、年号、顺序号。几个机关联合发文,只标明主办机关发文字号。三、公文一律加盖印章。上报国务院的公文,应注明签发人。四,秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。五、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。六、请示一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应用抄报形式
。七、公文如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。八、发文机关应写机关全称或规范化简称,几个机关联合发文,应将主办机关排列在前。九、会议通过的文件,应在标题之下,正文之前注明会议名称和通过日期。十、文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排板。
为了论述方便,下面让我们先看一份比较典型的文件书面制作式样:
编号○○○××
××市人民政府文件
××发〔〕××号
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〔秘密〕
关于×××××的通知
各区、县人民政府…………
现将××××××××××
××××…………
附《××××》一份盖章
此件发至××级
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抄送×××××
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××市人民政府办公厅一九八四年×月×日印发
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共印××××份
这份文件大体可分解为三部分:
文头部分。左上方是文件编号,写明该文件总印数的次序,以便于统计、收发登记、借阅查找;接下行是文件名称,由发文单位的名称和“文件”二字组成,用红色大号字体印在文件上部的正中间,使人一眼就可看出文件的性质和重要程度。有时也用黑色。假如几个单位联合发文,应把各单位名称都排列上;文件名称下面是用小字号排印的发文机关代字、发文年号和该年度的发文序号。它不仅便于统计、收发、查找,而且往往代替较长的标题,便于引用。假如几个单位联合行
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