格式和行文方式。每个朝代,对公文文种及其格式都有不同程度的规定。一定的内容和使用目的,只能选择与之相应的文种,不能混用,不能出“格”。现在也不例外。该请示的事只能写成《请示》,不能写成《报告》,《通知》不能写成《通报》,《指示》不能写成《命令》等等。它们有特定的书面形式,有开头、结尾的专门用语,有相应的种种规定。文件的传递也很严格,比如,向上级报送的文件,未经有关领导批准,不得下发。每份文件,只能在规定范围内阅读,不得任意扩散等等。有的连用纸、书写都有要求。这种固定格式和行文方式,是机关应用文法定权威性和鲜明政治性的要求,是机关工作高效率的要求,同时也给作者提出必须具有严厉的态度、严谨的文字等要求。因此,严格是机关应用文的第二个特点。
机关应用文的特定使用范围,对象和它所承担的任务,决定了它无论内容还是文字,必须如实地反映客观事物。在内容上一定要实事求是,不答应凭想当然主观臆断,甚至故意说假话,编造假情况。在有些文体中可以使用的合理想象、夸张渲染等等典型化手法,在机关应用文中是严禁使用的。诗歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“会须一饮三百杯”;小说可以驰骋想象,写狐鬼神仙,太虚幻境;杂文可以把道听途说拿来议论一番。就连以事实为依据的通讯报导,作者也可以在环境和气氛上加以烘托。一封书信,你可以想到那里写到那里,而不必去花时间核对细节。机关应用文则必须朴实贴切,比如,把叙述性的“错误是严重的”,写成结论性的“犯有严重错误”;把“给市民发放物价补贴”,写成“给群众发放物价补贴”;把“领导干部”写成“干部”,还有象“保护公共秩序”,“基本上是扎扎实实的”等,都是概念模糊,叙述不贴切的表现。要防止把现象当作本质,把偶然发生的事,不典型的情况当作普遍存在的事。在使用概念和判定进行推理的时候,要十分周密,在同一时间、同一关系、同一意义下,保持同一的说法,不能有另外的说法,比如“这次会开得十分成功,但主要问题还没有从根本上解决”,既然十分成功,为什么又说主要问题没有解决呢这就违反了形式逻辑的矛盾律。机关应用文是领导机关的文件,涉及面广,影响面大,切不可追求华丽而失实,造成思想混乱,使工作遭受损失。因此,准确、扎实是机关应用文的第三个特点。
工作质量和效率的高低,是衡量领导机关、领导班子水平高低,能否胜任的重要标志。体现在机关应用文上,就是积极倡导简捷明白,一语中的,力戒繁文套语、形式主义、烦琐哲学。在我们社会主义制度下,尤其如此。毛泽东同志在《反对党八股》中十分尖锐地指出:“我们有些同志喜欢
写长文章,但是没有什么内容,真是‘懒婆娘的裹脚,又臭又长’”。一九四八年一月,毛泽东同志在《关于建立报告制度》一文中又指出:“报告文字每次一千字左右为限,除非凡情况外,至多不要超过两千字。一次不能写完全部问题时,分两次写。或一次着重写几个问题,……而对上次着重写过的只略带几笔。综合报告内容要扼要,文字要简练,要指出问题或争论之所在。”一九五二年二月,党中心发布了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》,指出:“凡文电必须认真压缩。各级领导同志责任重大,事务繁细……在写请示文电或写报告时,必须注重文字的简明扼要,条理清楚,便于阅读。现在有很多文电,既嫌冗长,又嫌杂乱……其结果,使领导同志对这些文电难看,或者就没有看,等于白写”。毛泽东同志的文章和党中心的指示,都把内容扼要,晓畅明快,作为机关应用文的一条基本原则提了出来。这对于我们现在撰写文件,仍有十分重要的意义。简练、明快是机关应用文的第四个特点。
由此可见,实用、严格
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